Без рубрики — Онлайн-курс "Сила Мозга"

Многие слышали про замечательную программу Trello, даже устанавливали её на телефон, а через пару дней успешно бросали. Неудобно.
Сейчас разберем причины неудач и покажем работающие методы.

Ошибка №1 – Нет списка задач «сегодня»

Под каждый проект создаётся отдельная доска, вроде так удобно (и разработчики Trello именно так советуют делать). Но чтобы составить список задач на сегодня, приходится «прыгать» по всем доскам, и выбирать себе задачи. Если не успели сделать задачу, тогда возвращаем её на родную доску – ещё одно лишнее действие.

Чтобы реально оценить объем работ (и выполнить его) нужен ОДИН список задач «Сегодня».

5 типичных ошибок при использовании Trello

Решение:
задачи по всем проектам заносить в одну доску. В этой доске будет список задач «Сегодня».

Ошибка №2 – Доски с общим доступом

Доски с общим доступом – это очередная неудачная попытка контроля сотрудников. Руководитель пытается держать все задачи под контролем и сильно усложняет работу команды. У сотрудников нет своего списка задач «Сегодня», нет возможности вести все задачи (в том числе нерабочие) в одной доске.  Когда у сотрудника есть своя доска с удобными списками («Сегодня», «Входящие», «Текущая неделя», «Дедлайны»…), тогда гораздо удобнее расставлять приоритеты и выбирать задачи на сегодня.

Своя доска (куда не смотрит начальство) с удобными списками задач даёт сотруднику свободу.

5 типичных ошибок при использовании Trello

Решение:
У каждого сотрудника есть своя доска с задачами, куда не может смотреть руководство.
Контроль сроков и распределение задач делаем с помощью графика проекта и интеллект-карты проекта. Получаем 3 элемента управления: график, структура, список задач.

5 типичных ошибок при использовании Trello

Ошибка №3 – Неправильные названия для задач

В названии задачи вместо конкретики часто видим абстрактные формулировки, вроде «заняться отчетом», «договор». За непонятные задачи не хочется браться, лучше сделать сперва что-то простое, например, проверить соцсети, а уж потом подумать над сложной задачей.

Между срочной и важной задачей наш мозг выбирает ПОНЯТНУЮ.

Решение:
В названии задачи указывайте ЧТО будет сделано и КАКИМ ОБРАЗОМ. Например, «заполнить 2 колонки в первой таблице отчета». За такую конкретную задачу хочется взяться без лишних раздумий.

Ошибка №4 – Дедлайны в календаре

Записывать дедлайны в календарь – это путь к постоянному стрессу. Когда времени до срока остаётся много, мы откладываем работу на последний момент.

5 типичных ошибок при использовании Trello

Решение:
Все дедлайны заносим в отдельный список в Trello. Каждый день просматриваем этот список и составляем список задач «На сегодня» с учетом каждого дедлайна.

Ошибка №5 – Новые задачи портят планы

Новые задачи кажутся срочными, поэтому есть привычка их сразу делать.

Мы часто путаем понятия «новая задача» и «срочная задача».

Добавляя новую задачу в список «Сегодня» мы нарушаем первоначальный план. Объем работы на сегодня был уже определен ранее (конечно с небольшим запасом), а тут добавляется ещё одна задача. Со временем человек теряет веру в списки задач,
всё равно список получается «резиновый» и сделать его нереально.

Решение:
Все новые задачи помещаем в список «Входящие»

5 типичных ошибок при использовании Trello

Конечно срочные задачи придется сделать прямо сейчас, но таких задач, я надеюсь, у вас мало.
Срочные задачи – это тема отдельного разговора. Кое-что есть в этой статье «Как убрать из своей жизни пожары и срочные дела»

.